2021.04.08 必要書類・手続き
著作・監修 北中彰 最終更新日: 2021/05/14

日本在住の外国人雇用に必要な書類と手続きとは?

日本在住の外国人雇用に必要な書類と手続きとは?

目次

  1. 現在保有している在留資格の種類確認
  2. 所属(活動)機関に関する届け出の手続き
  3. 在留資格の変更に必要な書類と手続き
  4. 所有の在留資格で転職させる場合の手続き(任意)

外国人を雇用したいけど、在留資格などの申請が大変なのではないか、どんな手続きが必要なのか分からない、何の書類を用意したらいいのか分からない、そのように感じている人も多いのではないでしょうか。
この記事では、現在国内に在住している外国人を雇用するため必要な書類と手続きにについて紹介します。

1. 現在保有している在留資格の種類確認

国内に在住している外国人を雇用する場合、まず現在所有している在留資格を確認します。
雇用後の就業予定業務内容と外国人が所有している在留資格が一致しているか確認します。
在留資格が一致している場合は「所属(活動)機関に関する届け出」の手続きが必要です。
異なる業務が対象の在留資格を持っている場合、「特定活動46号」の人を採用した場合は在留資格の変更と「所属(活動)機関に関する届け出」の手続きが必要です。

2. 所属(活動)機関に関する届け出の手続き

同じ在留資格で雇用できる場合は「所属(活動)機関に関する届け出」を提出する必要があります。
届出書は届け出事項が記載されていれば様式に決まりはありませんが、下記の入管管理局のホームページにある届出書参考様式を使用すると便利です。
所属(活動)機関に関する届け出

外国人本人が用意するもの 在留カード(郵送で届け出る場合は写し)

手続きは変更してから14日以内に行います。インターネット、窓口への持参、郵送のいずれかで行えます。

インターネット 出入国在留管理庁電子届け出システム
窓口 住居地を管轄する出入国管理官署または、外国人インフォメーションセンター
郵送 在留カードの写しを同封の上、封筒の表面に朱書きで「届出書在中」と明記し、下記の東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当宛に郵送します。
〒160-0004 東京都新宿区四谷一丁目6番1号四谷タワー14階 東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当

3. 在留資格の変更に必要な書類と手続き

在留資格の変更は、在留期限前に行います。
雇用する外国人の在留資格を変更するためには、書類の準備が必要です。
在留資格変更許可申請書は在留資格によって、申請書が異なるので下記の入管管理局のホームページからダウンロードし、必要事項を記入します。
在留資格変更許可申請書

会社側が用意するもの
  • 登記事項証明書
  • 定款の写し
  • 直近の決算書の写し
  • 会社案内のパンフレット
  • 雇用理由書
  • 雇用契約書の写し
外国人本人が用意するもの
  • 在留カード
  • パスポート
  • 学歴の記載がある履歴書
  • 卒業証明書または成績証明書
  • 3か月以内に撮影した縦4㎝×横3㎝の本人の写真
手数料 4,000円(収入印紙で納付)

手続きは外国人本人または地方出入国在留管理局長から申請取次の承認を受けている且つ、外国人から依頼を受けている雇用する企業の職員が取次者として行います。
申請場所は、住居地を管轄する出入国管理官署または、外国人インフォメーションセンターです。
申請許可が下りるまで約2週間から1ヵ月かかるので、余裕をもって申請してください。
審査が終わり、許可が下りると、本人のもとに手紙で通知が届きます。期日までに外国人本人または取次者が地方出入国在留管理局で手続きをします。

4. 所有の在留資格で転職させる場合の手続き(任意)

外国人が前に働いていた会社で取得した在留資格と同じ在留資格で雇用できるので、変更の手続きせずに雇用します。しかし、前職と同じ業務でも在留資格が認められるとは限りません。最悪の場合、在留資格更新のタイミングで不許可になり、外国人が日本に在留することができなくなってしまいます。
そのようなリスクを回避するため、在留資格を変更せず外国人を雇う場合は、「就労資格証明書」を申請しましょう。
「就労資格証明書」とは、自社で働くことができる在留資格を保有していることを法務省が証明してくれるものです。

就労資格証明書申請のためには、書類の準備が必要です。
就労資格証明書は入管管理局のホームページからダウンロードし、必要事項を記入します
就労資格証明書

会社側が用意するもの
  • 登記事項証明書
  • 定款の写し
  • 直近の決算書の写し
  • 会社案内のパンフレット
  • 雇用理由書
  • 雇用契約書の写し
外国人本人が用意するもの
  • 在留カード
  • パスポート
  • 前職の退職証明書
  • 前職の源泉徴収票
手数料 1,200円(収入印紙で納付)

手続きは基本的に外国人本人が行います。申請場所は、住居地を管轄する出入国管理官署または、外国人インフォメーションセンターです。
証明書の交付には約1ヵ月から3か月かかるので余裕をもって申請してください。