2021.07.19 必要書類・手続き
著作・監修 北中彰 最終更新日: 2021/08/03

外国人従業員の年末調整の必要書類・注意点

外国人従業員の年末調整の必要書類・注意点

目次

  1. 外国人従業員も年末調整の手続きは必要である
    1. 年末調整とは何か
    2. 外国人従業員で年末調整を必要とする人
    3. 外国人従業員の納税区分
  2. 住所と居所
    1. 住所
    2. 居所とは
  3. 外国人従業員の年末調整手続きの書類
    1. 社会保険料控除に対して
    2. 国外の扶養親族に対して
    3. 非居住者は年末調整が必要なし
  4. 外国人従業員の年末調整で注意しなければならないポイント
    1. 区分を間違えてしまう
    2. 虚偽の申告
    3. 課税に該当する
  5. まとめ

外国人従業員も年末調整の手続きは必要である

日本社会がどんどんワールドワイドに変化してその対応についていくことができない企業も増えているのではないでしょうか。

外国人従業員雇用の機会も増えて年末調整の手続きはどうすればいいか悩んでいる方々が多いので解説したいと思います。

ズバリ、外国人従業員の場合でも年末調整の手続きは必要です。

年末調整とは何か

年末調整の手続きとは、企業の給料を支払いする側がその一年都度において源泉徴収した所得税の合計と一年総額の給料で本来納付しなければならない年税とを比較して、過不足を確認して徴収、あるいは還付を行う手続きのことを言います。

外国人従業員で年末調整を必要とする人

外国人が雇用主に対して「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出していれば、その外国人は全員年末調整の該当者となります。

決して外国人従業員だから例外ということではなく、外国人従業員の場合でも年末調整の対象者ということになります。

年末調整をしなければならない外国人従業員は、日本現地で雇用されて、他で仕事をしている従業員の方々と同じ給料の形態であり、雇用の契約をしている方々です。

また、駐在員として海外に勤務している場合、海外支払い分の給料に対しては年末調整の該当分ではありませんが、日本国内において給与を受け取っている場合は対象になります。また途中の段階で海外支店に転勤しましたという場合も、海外転勤になるまでの期間の所得は年末調整の該当期間となります。(出国時年調)

外国人従業員の納税区分

日本では所得税法に従い納税をしなければならないのですが、その所得税法では税金を納める者たちを、「居住者」「非永住者」「非居住者」というカテゴリーに分類しています。

「居住者」は日本に住所が存在している、あるいは現時点まで一年以上日本に滞在する個人のことを指しています。このような居住者の方々は、所得は日本の所得税法におけるルールに従う必要があります。

「非永住者」とは、居住者の中で、日本には国籍が存在していないけど過去10年以内の期間において日本において住所か居所の期間が計5年以下の方々に対して言います。

このケースの場合では、日本での所得は全部課税対象となります。海外のものに対しては日本に送金されたものに対して支払いしなければならない対象です。海外所得、海外保有のものに対しては税金を納める対象外です。

それ以外の対象者たちのことを「非居住者」というジャンル分けをしています。「非居住者」は、海外での所得に対しては課税の対象外であり、課税対象は日本の源泉所得だけです。

住所と居所

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ちょっとわかりづらいと感じてしまう単語なので、「住所」と「居所」をしっかりここで区別しておきましょう。

住所

住所とは、仕事をしている外国人従業員の方々が生活拠点としている場所のことを言います。要は、現在外国人従業員の方々が住んでいる場所のことを言います。

居所とは

居所とは、住所と似ている言葉で使い方を迷うという方々が多いですが、そのまま漢字の意味をくみ取っていただき、「居る場所」を言います。そこには一時的という意味あいも含まれて来ます。実務的には居住の形態を確認しなければならないことがあります。

外国人従業員の年末調整手続きの書類

外国人従業員の年末調整手続きの書類について解説をします。

日本の方々と外国人従業員では年末調整の書類に多少違いがありますので見てみましょう。

社会保険料控除に対して

外国人従業員の方々が加入している社会保険料や生命保険、また地震保険などといった契約に対しては、外国企業とのやりとりで契約されたものに対しては原則的には日本で所得控除を行うことができません。

国外の扶養親族に対して

海外に親や子供などの扶養がある時には、以下の書類が必要です。

・親族関係書類

親族関係書類は、海外に住んでいる家族が扶養控除の対象者であることを証明する書類です。

用意しなければならないのは戸籍附票をコピーしたものであり、あるいは国、地方公共団体で発行された書類、国外居住親族の旅券をコピーしたものです。

・送金関係書類

送金関係書類は日本でお金を稼いで、給料、ボーナスといったものを生活の費用や教育の費用として海外に送金していることを証明する書類です。

書類として有効的なのは、外国送金依頼書をコピーしたものや家族カードなど使用して送金の事実が判明するものであれば、クレジットカードの利用明細書を書類として提出します。

非居住者は年末調整が必要なし

非居住者に該当する外国人従業員の方々は、年末調整の必要がありません。

非居住者の外国人従業員の方々は、給料の源泉徴収税額は一律で20.42%という額があらかじめ決定されていますので、それに従い徴収し月々、翌月の10日までに国に対して納付します。

いちいち年末調整は必要なし、確定申告もなし、源泉徴収だけで完結できるので非常に楽なパターンです。ただし源泉徴収において租税条約に従うため注意しなければならないことがあります。

租税条約は、2国の間で交わされる契約事項であり税法よりもこちらを優先する必要があります。租税条約では、原則、仕事をしている国で給料が発生し税金を納めなければならないとしています。しかし例外が存在し所得税が免除されることがあります。

例えば、アメリカでは、短期滞在者に対して、所得税を免除しています。

その条件として、

・滞在期間が計183日を超えない

・報酬はアメリカから支払いされるもの

・報酬が日本の事務所などによって負担されていないこと

です。

ですから日本の企業の方々はただ単に所得税がどういうものか注目するだけでなく、日本と相対する租税条約にもしっかり目を通す必要があります。

外国人従業員の年末調整で注意しなければならないポイント

外国人従業員の年末調整で注意しなければならないポイントは以下の通りです。

区分を間違えてしまう

日本企業において起こりうるミステイクは、居住者と非居住者を間違えてしまうことです。慎重に判断して行うようにしてください。

虚偽の申告

例えば駐在員が国外扶養親族のシステムについて理解していない場合、親戚全部国外扶養親族としてしまって、扶養控除の幅が拡がってしまうことがあります。

また、なかなか調査することが難しいという理由から、余裕を持って控除しようという姿勢を持つ方々もいます。

しかし、それらは虚偽の申請にあたってしまうためあとあと罰金を支払いしなければならないケースも出て来てしまうのでくれぐれも慎重にという意識を持ち、向きあう必要があります。

課税に該当する

具体的に、

・家賃
・水道光熱費
・医療費
・教育費……

と言った費用を企業側で負担したという場合、給料に該当します。

まとめ

いかがでしょうか。今回、外国人従業員の年末調整について解説をしました。

外国人従業員の年末調整の手続きは基本的に言えば日本人の方々と同様の手続きの流れです。

しかし違う面もあるので何が違うのかはあらかじめ明確にしておかなければならないでしょう。
居住者と非居住者の違いであったり、海外で扶養している親族の提出しなければならない書類は正しいかなどなどに対して慎重に向きあい、年末調整を行うようにしてください。