2021.04.23 必要書類・手続き
著作・監修 北中彰 最終更新日: 2021/05/14

国外の外国人雇用書類と手続きとは?

国外の外国人雇用書類と手続きとは?

目次

  1. 外国人入国前の手続き
    1. 雇用契約書
    2. 在留資格認定証明書の申請
    3. 国外にいる外国人に在留資格証明書の送付
  2. 入国後に必要な手続き、書類
    1. 住民登録
    2. ハローワークへの届出

外国人を雇用したいけれど、どんな手続きをしたらいいのか分からない、海外にいる外国人の雇用はハードルが高いのではないか、と感じている人も多いのではないでしょうか。
この記事では、現在海外にいる外国人を雇用するために必要な書類と手続きについて紹介します。

1.外国人入国前の手続き

1.雇用契約書

入社が決まったら、雇用契約書を作成します。雇用契約書は「在留資格認定証明書」の申請時に必要になります。
契約期間、就業場所と業務内容、労働時間、給与、休暇などについて、しっかり雇用契約書に記載します。
業務内容は在留資格と合っていなければいけません。
外国人が雇用契約の内容をしっかり理解できるように日本語と母国語の2種類作成しましょう。厚生労働省のサイトから外国語版の朗読条件通知書がダウンロードできます。
外国人労働者向けモデル労働条件通知書

2.在留資格認定証明書の申請

国外にいる外国人の採用が決まったら、在留資格をスムーズに取得できるように、在留資格認定証明書の交付申請をします。
在留資格認定証明書は職種によって、申請書が異なるので下記の入管管理局のホームページからダウンロードし、必要事項を記入します。
在留資格認定証明書

会社側が用意するもの
  • 登記事項証明書
  • 定款の写し
  • 直近の決算書の写し
  • 会社案内のパンフレット
  • 雇用理由書
  • 雇用契約書の写し
  • 392円の切手を送付した返信用封筒
本人が用意するもの
  • 学歴または職歴を証明する書類
  • パスポートの写し
  • 学歴や職歴の記載がある履歴書
  • 3か月以内に撮影した縦4cm×横3cmの本人の写真
手数料 なし

申請場所は、住居地を管轄する入国管理官署または、外国人インフォメーションセンターです。
在留資格認定証明書交付申請を行政書士に任せることも多いようです。
申請許可が下りるまで約1ヵ月から3ヵ月かかります。
在留資格認定証明書が交付されてから3か月以内に入国をしなければ、無効になります。
交付のタイミングが調整できるので、入国時期が決まったら窓口で相談しましょう。

3.国外にいる外国人に在留資格証明書の送付

在留資格証明書が発行されたら、外国人に原本を送付します。
外国人本人が住んでいる国の日本大使館や領事館に、在留資格証明書の原本、パスポート、写真を持って行き、就労ビザを申請します。

2.入国後に必要な手続き、書類

1.住民登録

入国してから14日以内に、外国人が住む市区町村の役場で住民登録をします。
住民登録は外国人本人が行うものですが、日本に来て間もないので、会社側登録のサポートをしてあげるのがよいかもしれません。

2.ハローワークへの届出

外国人を雇用する際に、ハローワークへの届出が義務付けられています。
正社員など被保険者として外国人を雇用する場合は、「雇用保険被保険者資格取得届の17~22の欄に記入します。提出期限は、被保険者になった翌月の10日までです。
雇用保険被保険者資格取得届

アルバイトなど被保険者ではない外国人を雇用する場合は、「外国人雇用状況届出書」に記入します。提出期限は、雇用契約を交わした翌月末までです。
外国人雇用状況届出書 

これらの届け出はインターネットからも行えます。
外国人雇用状況届出システム